산학협력단 연구노트 작성 및 관리지침

제1조[목적] 이 지침은 용인대학교(이하 “본교”라 한다)의 연구개발사업 수행을 통해 얻은 정보와 데이터, 노하우 등을 체계적으로 관리하고 활용하기 위하여 연구노트의 작성과 관리에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조[적용대상] ① 이 지침은 본교에서 수행하는 다음 각호의 연구개발사업에 참여하는 모든 연구자를 대상으로 한다.

1. 국가연구개발사업

2. 협약이 정하는 바에 따라 연구노트를 작성하고 관리해야 하는 사업

3. 그밖에 연구노트 작성을 필요로 하는 연구개발사업

② 제1항에도 불구하고 사전조사・기획평가, 연구개발과제의 조정・관리, 인문・사회분야, 인력양성, 기반구축 등 연구노트 작성의 필요성이 크지 아니하다고 인정하는 연구개발과제의 경우 국가연구개발혁신법 제12조 제4항에 따른 연차보고서 또는 제12조 제5항에 따른 최종보고서(같은 항에 따른 단계보고서를 포함한다) 등의 작성을 연구노트 작성으로 볼 수 있다.

제3조[용어의 정의] 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 연구노트 : 연구개발과제 수행을 통하여 얻은 정보, 데이터, 노하우 등을 체계적으로 기록한 자료

2. 서면연구노트 : 제본된 노트에 필기구 등을 이용하여 내용을 기재하는 연구노트

3. 전자연구노트 : 전자문서 형태로 내용을 기록․저장하는 연구노트

4. 전자문서 : 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송신 또는 수신되거나 저장된 정보

5. 기록자 : 연구개발과제에 참여하면서 연구노트를 직접 기록하는 연구자

6. 확인자 : 연구노트의 내용을 확인하고 서명하는 자

7. 관리부서 : 연구개발사업에 대해 연구노트의 배부․수거․공개․폐기․활용에 관한 업무를 관장하는 산학협력단

제4[연구노트의 관리] ① 본교의 연구개발사업에 대한 연구노트 관리는 총장이 산학협력단장에게 위임하여 관리토록 한다.

② 산학협력단장은 연구노트 관리부서를 지정하여 연구노트 관리에 성실히 임하여야 한다.

③ 산학협력단장은 소속 연구자가 연구노트를 성실히 작성할 수 있는 환경을 조성하고, 우수 기록자에게 인센티브를 제공하는 등 연구노트 활성화를 위해 노력한다.

④ 산학협력단장은 연구노트를 연구개발과제 관리, 연구의 연속성 유지 및 지식재산권 보호 등에 활용하고, 소속 연구자의 통제 등의 목적으로 연구노트를 활용할 수 없다.

제5조[연구자의 역할과 책임] 연구자는 제6조, 제7조에서 정한 바에 따라 연구노트의 작성․관리 등의 의무를 성실히 이행하여야 한다.

제6조[연구노트의 요건] ① 서면연구노트는 다음 각호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 연구노트는 기관명, 일련번호, 연구개발과제명 등이 적힌 제본된 형태여야 한다.

2. 연구노트의 각 장에는 쪽 번호를 매기고, 여백이 있는 테두리를 두어야 하며, 기록자・확인자의 서명 및 기록한 날짜가 포함되어야 한다.

② 전자연구노트는 다음 각호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 전자문서의 기록자 및 확인자의 서명 인증기능이 있어야 한다.

2. 연구기록 입력일과 시간이 자동 기록되는 기능이 있어야 한다.

3. 입력기록을 수정했을 경우 영구적으로 남는 수정표시 기능이 있어야 한다.

4. 음성, 사진, 영상 등 다양한 형식으로 작성 가능하여야 한다.

제7조[연구노트의 작성] 기록자가 연구노트를 작성할 때에는 다음 각호에 따라 작성한다.

1. 연구노트는 기재내용의 위조․변조 없이 객관적인 사실만을 상세하고 정확하게 기록하여야 한다.

2. 연구자별로 연구노트를 각각 작성하거나 하나의 연구노트를 다수의 연구자가 공동으로 작성할 수 있다. 이 경우 모든 연구자는 연구노트를 작성하는 것을 원칙으로 한다.

3. 연구노트는 연구를 완성시키기 위한 일련의 계속적인 행동이 특정기간 동안 계속되었음을 날짜와 사실로 증명할 수 있도록 매일의 연구 활동을 시간 순으로 기록하여야 한다.

4. 기록자는 연구수행 중에 발생되는 자료, 발명착상, 연구계획, 주석, 도면, 공식, 시험결과 등의 연구진행 및 활동 등에 관한 데이터를 제3자가 확인 및 실시 가능하도록 구체적이고 상세하게 기술하여야 한다.

5. 연구에 맞추어 기록이 유지되지 못한 경우에는 연구노트에 사유를 기재한다. 특히 연구가 실제 언제 완료되었는지를 표시하고 기록이 지연된 이유를 기재하여야 한다.

6. 기재내용의 자의적 변조가 없이 사실만을 기재하여야 한다.

7. 작성한 내용을 수정・삭제하거나 연구노트에 자료를 부착하는 경우 이에 대한 서명과 날짜를 기재하여야 한다.

8. 빈 공간에는 사선을 긋고 여백임을 표시하여야 한다.

9. 기록내용이 장기간 보존되는 필기구로 작성하여야 한다.

10. 보안상의 이유 등으로 필요한 경우에는 산학협력단장의 승인을 득한 후, 단일 연구과제 단위로 연구노트를 작성할 수 있다. 이 경우 노트 앞면에 모든 사용자의 이름을 기재하여야 한다.

11. 연구노트 작성 시 추가적으로 연구노트가 필요할 경우에는 관리부서에 통보하여 추가배부를 요구하여야 한다. 추가된 연구노트는 최초 배부된 연구노트와 함께 연속적으로 관리되도록 하여야 한다.

제8조[연구노트의 소유] ① 연구노트는 본교 연구개발사업의 유형적 결과물로서 협약(계약)서에서 정하는 바에 따라 산학협력단장의 소유로 한다.

② 연구자는 연구노트의 원본을 소유할 수 없으며, 해당분야의 연구 활용을 위해 사본을 소유하고자 하는 경우 산학협력단장의 허가가 있는 경우에 한하여 소유할 수 있다.

③ 제2항에 따라 연구자가 연구노트의 일부 또는 전체 사본을 소유하는 경우에는 이를 사용용도 외의 용도로 사용하거나 임의로 다른 사람・기관・단체에 누설・유출・양도・매매하여서는 아니 된다.

제9조[보관 및 관리] ① 연구노트를 소유하고 있는 산학협력단장은 본교 연구개발사업의 수행을 통해 얻은 연구노트를 보관하고 관리하여야 한다.

② 연구노트는 다음 각호에 따라 보관・관리하여야 한다.

1. 연구노트의 보존기간은 연구의 성격에 따라 별도로 분류된 경우를 제외하고는 연구개발과제 종료일로부터 30년으로 한다.

2. 연구자는 연구개발과제가 종료 또는 중단되면 작성한 연구노트를 산학협력단에 즉시 제출하여야 한다.

3. 연구자는 퇴직, 휴직 및 참여변경 등의 사유가 있을 경우 해당 시점까지 작성한 연구노트를 산학협력단에 반납하여야 한다.

③ 산학협력단장은 연구노트의 관리대장을 구비하고, 회수와 폐기 등에 관한 사항을 정하여야 한다.

제10조[열람 및 공개] ① 보관 중인 연구노트는 별표 1의 열람등급별 열람권한 범위 내에서 열람할 수 있으며, 특별한 사유가 없는 한 외부에 공개하지 않는다.

② 기록자가 해당 연구노트 열람을 요청한 경우에는 열람대상과 범위 등에 제한 없이 열람할 수 있다.

③ 연구자가 연구노트를 연구개발성과 제출, 연구개발과제의 평가, 연구자보호(부정의심행위의 검증을 포함한다), 지식재산권 출원・보호 등에 활용하기 위하여 연구노트의 사용을 요청한 경우, 해당 연구자의 연구노트를 사용할 수 있다.

④ 산학협력단장은 연구노트의 열람대장을 구비하여 열람사항을 관리하여야 한다.

⑤ 연구자는 제3항에 따라 사용하는 연구노트를 사용용도 외의 용도로 사용하거나 임의로 다른 사람・기관・단체에 누설・유출・양도・매매하여서는 아니 된다.

⑥ 별한 사유로 인해 산학협력단장이 연구노트를 외부에 공개하고자 하는 경우 ‘지식재산권 관리위원회’를 통해 이를 심의한 후 공개할 수 있다.

제11조[활용] ① 연구노트는 연구자의 보고서 및 논문 작성, 지식재산권 신청 등에 적극 활용되어야 한다.

② 연구결과에 대한 특허신청, 양도, 라이센싱 계약 등을 위해 연구결과에 대한 확인을 하는 경우 관리부서는 연구개발에 대한 권리확보를 위해 연구노트를 적극적으로 활용하여 대응하여야 한다.

제12조[분실 및 재배부] ① 기록자는 연구노트가 분실되지 않도록 유의하여야 하며, 분실 시에는 연구책임자에게 즉시 서면으로 보고하여야 한다.

② 제1항의 경우 연구책임자는 관리부서에 연구노트 분실 결과를 통보하고 재배부를 요구할 수 있다.

제13조[폐기] ① 산학협력단장은 보존기간이 경과한 연구노트 중 보관이 불필요하다고 판단되는 경우 또는 보존기관이 경과하기 전이라도 기술 환경의 변화에 따라 보존가치가 없다고 판단되는 경우 이를 폐기할 수 있다.

② 제1항에 따라 산학협력단장이 연구노트를 폐기하고자 하는 경우 지식재산권관리위원회를 통해 이를 심의한 후에 폐기하여야 한다.

<별표 1>

열람등급별 열람권한

열람 등급	등급 기준	열람 권한
A	연구노트의 내용이 대외로 유출될 경우 기관의 know-how 축적 및 재산적 가치에 대한 중대한 영향을 미칠 것으로 예상되는 것 또는 유사분야의 연구에 적용이 가능한 핵심적인 내용이 기술된 것	․ 기록자 및 연구책임자
B	연구기관의 know-how로서 재산적 가치가 큰 기술에 대한 내용을 기술한 것으로, 자체보호를 위해 열람범위를 가급적 최소한 시킨 것	․ 기록자 및 연구책임자 ․ 기록자 소속 부서장
C	연구기관의 know-how로서 재산적 가치가 있는 내용을 기술한 것	․ 기록자 및 연구책임자 ․ 기록자 소속 부서장 ․ 기록자 부서의 상위 부서장
D	연구노트의 기재내용에 대하여 별도의 보호조치가 필요치 않은 것	․ 교직원 및 연구원

<별지 제1호 서식>

서면연구노트 배부 신청서

□ 연구개발과제 정보

과제번호
연구개발과제명
총연구개발기간
연구책임자	사 번		성 명
	단과대학		학 과

□ 연구노트 배부 신청내역

신 청 부 수

연번	기록자(작성자)	소 속	연락처
1
2
3
4
5

상기와 같이 연구노트를 배부 신청합니다.

20  년     월     일

신청자(연구책임자) :                  (서명 또는 인)

용인대학교 산학협력단장 귀하

<별지 제2호 서식>

서면연구노트 사본 신청서

□ 연구개발과제 정보

과제번호
연구개발과제명
총연구개발기간
연구책임자	사 번		성 명
	단과대학		학 과

□ 연구노트 사본 신청 내역

연번	연구노트번호	기록자(작성자)	소 속
1
2
3
※ “용인대학교 연구노트 작성 및 관리 지침” 제8조에 따라 연구노트는 용인대학교 산학협력단장의 소유이며, 기록자가 사본을 소유하는 경우에는 이를 사용용도 외의 용도로 사용하거나 임의로 다른 사람・기관・단체에 누설・유출・양도・매매하여서는 아니되오니 유의하여 주시기 바랍니다.

□ 사본 신청사유

※ 사유를 구체적으로 작성

상기와 같이 연구노트 사본을 신청합니다.

20  년     월     일

신청자(연구책임자) :                  (서명 또는 인)

용인대학교 산학협력단장 귀하